Eine Mandantin von KREMER LEGAL bietet fachspezifische Software an. Dahinter steht eine Kette zahlreicher Vendoren. Für jeden musste geprüft werden, ob die erforderlichen Verschwiegenheitsregelungen vorliegen und dem definierten Standard entsprechen. Fehlende Regelungen sollten durch Zusatzvereinbarungen geschlossen werden. Der Prüfstoff war umfangreich: mehr als 80 unsortierte Dokumente, drei Werktage Zeit.
KREMER LEGAL entwickelte den Prüfmaßstab und die passenden Vertragszusätze. KREMER LEGAL TECH & OPERATIONS bereitete die KI-Systeme für Sortierung, Klassifizierung und Vorprüfung vor. Anschließend wurden die Ergebnisse manuell nachbewertet. So konnten Lücken schneller identifiziert und geschlossen werden, ohne Abstriche bei der Sorgfalt.
Die Herausforderung: Vielzahl von Dokumenten und wenig Zeit
Wer Software für besonders vertrauliche Arbeitsbereiche anbietet, muss die rechtlichen Anforderungen der späteren Nutzer mitdenken. In solchen Bereichen gelten erhöhte Anforderungen an Verschwiegenheit und Datenschutz. Das betrifft nicht nur den unmittelbaren Vertragspartner. Es betrifft auch die Dienstleister, die im Hintergrund an Betrieb, Hosting oder KI-Funktionen beteiligt sind.
Genau darum ging es in einem aktuellen Projekt. Ein Mandant wollte ein Softwareprodukt auf den Markt bringen. Für den Betrieb waren mehrere Auftragsverarbeiter mit weiteren Unterauftragsverarbeitern eingebunden. Entscheidend war die Frage: Erfüllen die bestehenden Verträge alle relevanten Anforderungen, insbesondere zur Verschwiegenheit?
Der Mandant stellte über 80 Dateien bereit. Sie waren nicht vorsortiert. Bei vielen Dokumenten war zunächst unklar, worum es sich handelte. Noch schwieriger war die eigentliche Prüfung. Gesucht wurde eine Regelung, die vielleicht gar nicht vorhanden war. Eine Lücke zu finden ist oft aufwendiger, als eine vorhandene Klausel zu lesen und zu bewerten.
Wie die Prüfung gelöst wurde
Der Mandant stimmte der Einbeziehung der KLTO und dem Einsatz von KI zu. KREMER LEGAL und KLTO teilten die Arbeit klar auf. KREMER LEGAL formulierte den Prüfmaßstab und die passenden vertraglichen Zusätze. KLTO bereitete die KI-Systeme so vor, dass sie die Vorarbeit übernehmen konnten. Die KI sortierte, klassifizierte und prüfte anhand der Vorgaben auf Lücken. Danach wurden die Ergebnisse manuell nachbewertet. So konnten offene Punkte gezielt und zeitnah geschlossen werden.
Den technischen Kern bildeten zwei KI-Systeme. Sie wurden eingesetzt, um ein digitales Vier-Augen-Prinzip abzubilden. Statt jede Datei vollständig manuell zu prüfen, wurde ein Prüfraster festgelegt und auf alle Dokumente angewendet. Die KI-Systeme erkannten Dokumenttypen, suchten nach relevanten Verschwiegenheits- und Verpflichtungsregelungen, extrahierten passende Passagen und bewerteten sie nach dem vorgegebenen Maßstab. Beide Systeme arbeiteten nach derselben Struktur. So ließen sich Treffer, Auslassungen und Unsicherheiten besser vergleichen. Der Abgleich machte die Vorprüfung robuster und half, Schwächen des einen Systems durch die Stärken des anderen auszugleichen.
Wichtig blieb dabei: Die KI traf keine abschließende rechtliche Bewertung. Sie lieferte eine strukturierte Vorprüfung. Die rechtliche Einordnung und die Entscheidung über den Umgang mit offenen Punkten blieben bei den beteiligten Fachleuten.
Nach der manuellen Nachbewertung war klar: In mehreren relevanten Vertragsunterlagen fehlten erforderliche Verpflichtungsregelungen. KREMER LEGAL unterstützte den Mandanten dabei, diese Lücken mit gezielten Zusatzvereinbarungen und Verpflichtungserklärungen zu schließen.
Konfiguration, KI-gestützte Vorprüfung und manuelle Kontrolle dauerten zusammen nur wenige Stunden. Eine rein manuelle Prüfung hätte mindestens doppelt so lange gedauert. Vor dem geplanten Launch war dieser Zeitgewinn entscheidend. Das Ergebnis: schneller am Ziel, ohne Abstriche bei der Qualität.
Was das für Ihr Unternehmen bedeutet
Solche Fälle sind prädestiniert für KI-gestützte Prüfprozesse. Die KI kann einen großen Teil der manuellen Vorarbeit übernehmen. KLTO unterstützt Unternehmen dabei, solche Prozesse sauber aufzusetzen. Das reicht von der KI-Strategie über die Auswahl passender Tools bis zur Einbindung externer Speziallösungen.
Stehen auch Sie vor einer umfangreichen Dokumentenprüfung unter Zeitdruck – ob im Berufsrecht, im Datenschutz oder in anderen regulatorischen Kontexten? Sprechen Sie uns an: Wir zeigen Ihnen – bei Bedarf gemeinsam mit KREMER LEGAL – wie sich der Prozess in Ihrem Unternehmen konkret abbilden lässt.
KLTO | Ein Beitrag von Johanna Speich & Michael Matejek